Umsatzsteuer-Voranmeldung Software: Termine und Prüffragen

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) ist die laufende Steueranmeldung, in der du die Umsatzsteuer eines Monats oder Quartals selbst berechnest und abzüglich Vorsteuer an das Finanzamt meldest. Die Grundlage steht in § 18 UStG.

Frist und Übermittlungsweg

Nach § 18 Abs. 1 UStG ist die Voranmeldung bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums „nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle“ zu übermitteln. Die Vorauszahlung wird am selben zehnten Tag fällig. Papier ist nur die Ausnahme: Das Finanzamt kann auf Antrag zur Vermeidung unbilliger Härten auf die elektronische Übermittlung verzichten.

Fällt der zehnte Tag auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, endet die Frist nach § 108 Abs. 3 AO mit Ablauf des nächsten Werktags.

Monat, Quartal oder gar keine Voranmeldung

§ 18 Abs. 2 UStG regelt den Zeitraum:

• Quartal ist der Normalfall.
• Monat gilt, wenn die Steuer des Vorjahres mehr als 9.000 Euro betrug.
• Befreiung ist möglich, wenn die Steuer des Vorjahres nicht mehr als 2.000 Euro betrug. Das Finanzamt „kann“ dann befreien, ein Automatismus ist das nicht.
• Wahlrecht zum Monat besteht nach § 18 Abs. 2a UStG bei einem Vorsteuerüberschuss von mehr als 9.000 Euro im Vorjahr. Dann ist bis zum 10. Februar eine Voranmeldung für Januar abzugeben.

Für Gründer steht im Gesetz eine Sonderregel mit Ablaufdatum. § 18 Abs. 2 Satz 4 UStG sieht bei Aufnahme der Tätigkeit im laufenden und folgenden Jahr monatliche Voranmeldungen vor. Für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 gilt abweichend davon die hochgerechnete beziehungsweise voraussichtliche Steuer. Nach dem aktuellen Wortlaut endet diese Ausnahme mit dem Jahr 2026. Wer 2027 gründet, sollte vor der ersten Voranmeldung prüfen, ob der Gesetzgeber die Frist verlängert hat, und die Software auf Monat stellen, wenn nicht.

Kleinunternehmer

Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG finden die Erklärungspflichten aus § 18 Abs. 1 bis 4 UStG nach § 19 Abs. 1 Satz 2 keine Anwendung. Die Grenzen liegen bei 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr, und der Gesamtumsatz ist nach § 19 Abs. 2 UStG die Summe der vereinnahmten Entgelte, nicht der gestellten Rechnungen. Ausgenommen bleibt § 18 Abs. 4a UStG: Schuldest du Steuer etwa als Leistungsempfänger nach § 13b UStG, sind für diese Zeiträume trotzdem Voranmeldungen abzugeben. Eine gute Software warnt dich in genau diesem Fall, statt die UStVA pauschal auszublenden.

Die Tabelle setzt die Regeln aus § 18 UStG, §§ 46 bis 48 UStDV und § 108 Abs. 3 AO auf den Kalender um. Prüfe die Daten gegen deinen eigenen Bescheid und deinen Voranmeldungszeitraum.

Der letzte Termin ergibt sich aus § 48 Abs. 2 UStDV: Die Sondervorauszahlung ist „bis zum gesetzlichen Zeitpunkt der Übermittlung der ersten Voranmeldung“ des Jahres zu berechnen, anzumelden und zu entrichten, also zum regulären Termin der Januar-Voranmeldung.

Nach § 46 UStDV verlängert das Finanzamt auf Antrag die Fristen für Übermittlung und Zahlung um einen Monat. Es lehnt ab oder widerruft, wenn der Steueranspruch gefährdet erscheint. Der Antrag ist nach § 48 Abs. 1 UStDV bis zu dem Zeitpunkt zu stellen, an dem die erste betroffene Voranmeldung fällig wäre, und zwar elektronisch.

Für Monatszahler hängt daran eine Auflage. Nach § 47 UStDV beträgt die Sondervorauszahlung ein Elftel der Summe der Vorauszahlungen des Vorjahres. Quartalszahler zahlen keine.

Rechenbeispiel (fiktiv)

Ein Malerbetrieb gibt monatlich ab und hat 2026 folgende Vorauszahlungen geleistet:

Die Sondervorauszahlung wird nach § 48 Abs. 4 UStDV bei der Vorauszahlung für den letzten Voranmeldungszeitraum des Jahres berücksichtigt, im Beispiel also mit der Dezember-Voranmeldung 2027. Bis dahin fehlen dem Betrieb 2.400 Euro Liquidität. Genau diesen Posten vergessen viele bei der Planung für Januar und Februar, wenn ohnehin Versicherungen und Jahresbeiträge abgehen.

Hat der Betrieb nur einen Teil des Vorjahres gearbeitet, wird nach § 47 Abs. 2 UStDV auf ein volles Jahr hochgerechnet; angefangene Monate zählen als volle. Wer im laufenden Jahr gründet, rechnet nach Abs. 3 mit den zu erwartenden Vorauszahlungen.

Die meisten Fehler entstehen nicht beim Rechnen, sondern bei der Frage, welcher Monat eine Rechnung bekommt.

Rechnungsdatum ist nicht Leistungsdatum

Bei der Regelbesteuerung nach vereinbarten Entgelten (Soll-Versteuerung) entsteht die Steuer nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung ausgeführt worden ist. Eine Software, die stur nach Rechnungsdatum zuordnet, liegt richtig, solange du im selben Monat leistest und abrechnest.

Ein fiktives Beispiel zeigt die Lücke: Ein Elektriker schließt einen Auftrag am 28. November 2026 ab und schreibt die Rechnung am 3. Dezember. Nach Rechnungsdatum landet der Umsatz in der Dezember-Voranmeldung, nach Leistungszeitpunkt gehört er in den November. Prüfe deshalb vor jeder Abgabe die Rechnungen der ersten Tage eines Monats auf ihr Leistungsdatum.

Soll- oder Ist-Versteuerung

Nach § 20 UStG kann das Finanzamt auf Antrag die Berechnung nach vereinnahmten Entgelten gestatten, unter anderem wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betrug. Dann entsteht die Steuer nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b UStG erst mit Ablauf des Zeitraums, in dem das Geld eingegangen ist. Eine Software, die nur Soll kann, liefert Ist-Versteuerern falsche Monatswerte. Frag beim Test deshalb als Erstes: Wonach ordnet das Programm zu, und lässt sich das umstellen?

Vorsteuer aus unvollständigen Belegen

Belege ohne ausgewiesene Steuer oder mit fehlerhaftem Steuersatz landen schnell mit falscher Vorsteuer in der Kennzahl 66. Lege fest, wer Eingangsrechnungen vor dem Monatsende prüft. Seit Empfang von E-Rechnungen zum Alltag gehört, hilft eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD lesen kann; mehr dazu im Beitrag zu E-Rechnung-Software, Formaten und Funktionen.

ELSTER selbst bietet laut ELSTER-Formularseite an, XML-Daten aus Software anderer Anbieter im Formular hochzuladen. Wer keine Direktübermittlung hat, sollte also wenigstens auf eine passende Exportdatei achten.

MeinGewerbe ist eine Software für Angebote, Rechnungen und Zahlungen, keine vollständige Buchhaltung. Im Tarif Pro (29 € im Monat laut Preisseite) ist die Funktion „Umsatzsteuer-Voranmeldung vorbereiten“ enthalten. Sie berechnet aus deinen Ausgangsrechnungen und erfassten Ausgaben die Kennzahlen 81 und 86 (19 % und 7 %), die Vorsteuer in Kennzahl 66 und bei Reverse-Charge-Ausgaben die § 13b-Kennzahlen. Du wählst Monat, Quartal oder Jahr und exportierst das Ergebnis als PDF. Im kostenlosen Tarif Starter ist die UStVA nicht enthalten.

Was MeinGewerbe heute nicht tut: Die Voranmeldung wird nicht an ELSTER übermittelt. Die Auswertung dient der Vorbereitung für dein ELSTER-Konto oder deine Steuerberatung. Sie rechnet nach Soll-Versteuerung und ordnet nach Rechnungsdatum zu. Für Ist-Versteuerer und für Rechnungen, die erst im Folgemonat nach der Leistung entstehen, solltest du die Zahlen deshalb vor der Übernahme nachprüfen. Als Kleinunternehmer erhältst du einen Hinweis, dass keine Voranmeldung abzugeben ist, und die Auswertung bleibt informativ.

Für den Überblick, welche Rechnungen bezahlt sind und welche nicht, hilft der Software-Check zum Zahlungsüberblick.

Wie mache ich eine Umsatzsteuervoranmeldung?

Du ermittelst für den Zeitraum die Umsätze je Steuersatz, die Umsatzsteuer darauf und die abziehbare Vorsteuer und übermittelst das Ergebnis bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Zeitraums elektronisch, zum Beispiel über das ELSTER-Portal. Die Zahllast überweist du bis zum selben Tag. Eine Software übernimmt die Zuordnung zu den Kennzahlen; die Kontrolle der Monatszuordnung bleibt bei dir.

Kann ich die Umsatzsteuervoranmeldung mit WISO machen?

Ob ein bestimmtes Produkt die UStVA übermittelt, klärt nur die aktuelle Produktbeschreibung des Herstellers; prüfe dort, ob Direktversand an ELSTER oder nur ein Export enthalten ist. Für die Auswahl helfen die sieben Prüffragen oben, unabhängig vom Anbieter.

Wie erstelle ich eine Umsatzsteuervoranmeldung mit Lexware Office?

Die Bedienschritte beschreibt Lexware selbst auf seiner Funktionsseite. Unabhängig vom Programm lohnt vor dem Absenden derselbe Kontrollblick: Stimmen Leistungsmonat, Steuersätze und Vorsteuer aus den Eingangsrechnungen?