Handwerker Angebot Vorlage Word: Aufbau, Muster, Formeln

Die folgende Struktur funktioniert für Maler, Elektriker, Fliesenleger oder Tischler gleichermaßen. Geändert wird pro Gewerk nur die Positionsliste.

Kopf und Kundendaten

• Absender: Firmenname, Inhaber, Anschrift, Telefon, E-Mail, ggf. Handwerksrolle oder Steuernummer, so wie sie auch auf deiner Rechnung stehen.
• Empfänger: Name, Anschrift, bei Firmenkunden die Ansprechperson.
• Angebotsnummer: ein festes Schema, zum Beispiel AN-2026-031. Die Nummer brauchst du später, wenn der Kunde schriftlich annimmt oder die Rechnung auf das Angebot verweist.
• Datum und Bauvorhaben: Angebotsdatum plus Objektadresse, falls sie von der Kundenanschrift abweicht („Bauvorhaben: Lindenweg 4, Wohnzimmer EG“).
• Betreff: konkret statt allgemein. „Angebot Malerarbeiten Wohnzimmer, 42 m² Wandfläche“ beantwortet beim Wiederfinden mehr als „Ihr Angebot“.

Positionstabelle

Sieben Spalten reichen: Pos., Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Gesamtpreis und optional Lohn/Material. Die letzte Spalte ist der Teil, den viele Vorlagen aus dem Netz weglassen. Privatkunden fragen häufig nach dem Lohnanteil, weil sie Handwerkerleistungen nach § 35a EStG in ihrer Steuererklärung angeben wollen. Was davon anrechenbar ist, klärt der Kunde mit seiner Steuerberatung; deine Aufgabe ist nur, Arbeit, Anfahrt und Material nachvollziehbar separat auszuweisen, damit die Rechnung später dieselbe Aufteilung zeigt.

Summenblock und Schluss

Unter der Tabelle stehen Nettosumme, Umsatzsteuer mit Satz und Bruttosumme. Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, ersetzt ein Hinweis auf § 19 UStG die Steuerzeile; den genauen Wortlaut stimmst du am besten einmal mit deiner Steuerberatung ab und speicherst ihn dann als Baustein.

Danach folgen:

1. Bindefrist („Dieses Angebot gilt bis zum …“)
2. Geplanter Ausführungszeitraum
3. Zahlungsbedingungen, etwa Abschlag und Schlussrechnung
4. Was nicht enthalten ist (Entsorgung, Gerüst, Nacharbeiten an Putzschäden)
5. Annahmezeile mit Ort, Datum und Unterschrift des Kunden

Punkt 4 wird am häufigsten vergessen. Eine Zeile „Nicht enthalten: Ausbessern von Putzschäden über 2 cm Tiefe“ erspart dir die Diskussion auf der Baustelle.

Ein fiktives Angebot für einen Wohnraum mit 42 m² Wandfläche, Stundensatz 58 € netto:

Der ausgewiesene Arbeitsanteil (Pos. 1 bis 3) liegt bei 590,60 € netto, also 78 % der Nettosumme. Diese Zahl steht in der Vorlage als eigene Zeile unter dem Summenblock. Fragt der Kunde danach, musst du nichts nachrechnen.

Zwei Kontrollfragen vor dem Versand: Ergibt Menge mal Einzelpreis in jeder Zeile den Gesamtpreis? Und stimmt die Nettosumme mit der Spaltensumme überein? In Word-Tabellen ist genau das die Schwachstelle, wie der nächste Abschnitt zeigt.

Word kann rechnen, aber anders als Excel nicht von selbst. Wer das weiß, kann mit Word gut arbeiten.

Rechenfelder statt Taschenrechner

Setze den Cursor in die Zelle „Gesamt“ einer Position, öffne im Tabellen-Reiter Layout → Formel und gib =C2*E2 ein, wenn Menge in Spalte C und Einzelpreis in Spalte E stehen (Word zählt Spalten wie Excel mit Buchstaben, Zeilen mit Zahlen). Für die Nettosumme genügt =SUMME(ÜBER), in englischen Word-Versionen =SUM(ABOVE). Im selben Dialog wählst du ein Zahlenformat mit zwei Nachkommastellen.

Der Haken: Feldergebnisse aktualisieren sich nicht beim Tippen. Nach jeder Mengenänderung markierst du die Tabelle und drückst F9. Wer das vergisst, verschickt ein Angebot, in dem die Positionen 980 € ergeben, die Summe aber noch 753,60 € zeigt. Schreib dir deshalb als letzte Zeile in die Vorlage einen grauen, nicht gedruckten Hinweis oder gewöhne dir Strg+A, F9 vor dem PDF-Export an.

=SUMME(ÜBER) addiert nur bis zur ersten leeren Zelle oberhalb. Lass in der Gesamt-Spalte also keine Zeile leer; schreib bei Textzeilen ohne Preis „0,00“.

Vorlage als .dotx speichern

Über *Datei → Speichern unter → Word-Vorlage (.dotx)** wird aus dem Dokument eine echte Vorlage. Ein Doppelklick darauf öffnet ein neues, unbenanntes Dokument; das Original bleibt unberührt. Damit verschwindet das Risiko, das letzte Angebot zu überschreiben.

Für Felder, die du jedes Mal ausfüllst, eignen sich Inhaltssteuerelemente. Aktiviere dafür unter Datei → Optionen → Menüband anpassen den Reiter Entwicklertools und setze für Kundenname, Angebotsnummer und Bauvorhaben ein Nur-Text-Feld, für Datum und Bindefrist eine Datumsauswahl. Das Feld zeigt einen Platzhaltertext („Kundenname“), der sofort auffällt, wenn er im fertigen Angebot stehen bleibt.

Textbausteine für wiederkehrende Leistungen

Die Suchanfrage „Angebot schreiben Bausteine“ zielt genau auf dieses Werkzeug: Markiere einen fertigen Positionstext, etwa „Untergrund prüfen, lose Teile entfernen, Risse mit Spachtelmasse schließen“, und speichere ihn über Einfügen → Schnellbausteine → Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern. Danach fügst du ihn mit zwei Klicks ein. Sinnvolle Bausteine für die meisten Betriebe:

• Leistungsbeschreibungen der zehn häufigsten Positionen
• „Nicht enthalten“-Absatz je Gewerk
• Zahlungsbedingungen
• Schlusssatz und Annahmezeile

Zum Versand speicherst du das Dokument zusätzlich als PDF (Speichern unter → PDF). Die Word-Datei bleibt in deinem Ordner, der Kunde bekommt nur das PDF, in dem sich nichts verschieben oder versehentlich ändern lässt.

Ein Angebot bindet dich grundsätzlich an seinen Inhalt, solange du die Bindung nicht ausschließt; im BGB steht das in § 145, die Annahmefrist regeln §§ 147 und 148. Eine verständliche Einordnung, was „freibleibend“ und mündliche Angebote bedeuten, findest du bei Lexware. Wenn du nur schätzen kannst, was die Arbeit kostet, ist ein Kostenvoranschlag das passendere Dokument; die Unterschiede zeigt der Beitrag Angebot vs. Kostenvoranschlag: Der Unterschied.

Praktisch heißt das: Die Bindefrist gehört als konkretes Datum ins Angebot, nicht als „14 Tage“. Gerade jetzt zum Jahresende lohnt der Blick in den Kalender. Ein Angebot vom 15. Dezember mit 14 Kalendertagen läuft am 29. Dezember ab, also mitten in der Zeit, in der viele Betriebe und viele Kunden zwischen den Jahren nicht erreichbar sind. Nimmst du vier Wochen, endet die Frist am 12. Januar und der Kunde hat nach den Feiertagen noch Zeit für die Zusage.

Zwei weitere Punkte für Angebote, die im November und Dezember rausgehen:

• Ausführung im Winter: Außenarbeiten wie Fassadenanstrich, Pflaster oder Dachrinnen hängen an der Witterung. Schreib einen Zeitraum („voraussichtlich KW 14 bis 16, witterungsabhängig“) statt eines festen Termins.
• Preise über den Jahreswechsel: Wenn dein Lieferant Preisänderungen für Januar ankündigt, kalkuliere Material mit den neuen Listen oder begrenze die Bindefrist bewusst. Prüfe das an deiner eigenen Lieferantenliste, nicht an pauschalen Aussagen.

Schlusssatz und Annahme formulieren

Ein geschäftlicher Schlusssatz nennt die nächste Handlung statt einer Floskel: „Wenn Sie den Auftrag erteilen möchten, senden Sie mir das Angebot unterschrieben zurück oder antworten Sie per E-Mail mit der Angebotsnummer. Für Rückfragen erreichen Sie mich unter 0171 …“

Für die Annahme schreibt der Kunde im einfachsten Fall: „Hiermit nehme ich Ihr Angebot Nr. AN-2026-031 vom 15.12.2026 über 896,78 € brutto an.“ Genau deshalb gehört die Annahmezeile in die Vorlage: Unterschrift, Datum und Angebotsnummer stehen dann auf einem Blatt. Mehr Muster für den Versand per E-Mail stehen in Angebot per Mail schreiben: Muster, Betreff und Fristen.

Word, Excel und Angebotssoftware lösen dasselbe Problem mit unterschiedlichem Aufwand:

Eine einfache Rechnung hilft bei der Entscheidung. Nimm an, ein Angebot in Word kostet dich inklusive späterem Abtippen in die Rechnung 25 Minuten, in einer Software 10 Minuten. Bei acht Angeboten im Monat sind das 120 Minuten Unterschied, also zwei Stunden. Setz deine eigenen Zeiten ein: Liegt die Differenz bei dir unter einer Stunde im Monat, bleib bei der Word-Vorlage. Liegt sie darüber oder verlierst du den Überblick, welches Angebot noch auf Antwort wartet, lohnt der Test einer Software wie MeinGewerbe, in der aus einem angenommenen Angebot ein Rechnungsentwurf wird. Wie dieser Übergang Schritt für Schritt aussieht, beschreibt Angebote automatisch in Rechnungen umwandeln: 4 Stufen.

Typischer Fehlerverlauf bei reinen Word-Betrieben: Die Vorlage ist gut, aber die Angebotsnummern werden doppelt vergeben, weil zwei Personen aus demselben Ordner arbeiten. Wenn das einmal passiert ist, führe zumindest eine gemeinsame Nummernliste, bevor du über ein neues Werkzeug nachdenkst.

Weitere kostenlose Muster zum Vergleichen, auch als Excel-Datei, bietet etwa Streit Software. Prüfe bei jeder fremden Vorlage, ob Summenblock, Bindefrist und Annahmezeile enthalten sind, bevor du sie übernimmst.

Wie schreibt man ein Angebot im Handwerk?

Du beschreibst jede Leistung als eigene Position mit Menge, Einheit und Preis, weist Lohn und Material separat aus und setzt eine Bindefrist mit konkretem Datum. Dazu kommen Ausführungszeitraum, Zahlungsbedingungen und eine Zeile, was nicht enthalten ist. Eine Annahmezeile am Ende macht die Zusage des Kunden einfach.

Wie erstelle ich ein Angebot in Word?

Lege eine Tabelle für die Positionen an, berechne Gesamtpreise über Layout → Formel und die Summe mit =SUMME(ÜBER). Speichere das Ganze als .dotx-Vorlage, damit jedes Angebot als neue Datei startet. Vor dem PDF-Export markierst du alles und drückst F9, damit die Summen aktuell sind.

Gibt es eine Vorlage für das Schreiben eines Angebots in Word?

Ja, Word bringt eigene Angebotsvorlagen mit, und viele Softwareanbieter stellen kostenlose Muster bereit. Für das Handwerk fehlen dort oft Lohnanteil, Bauvorhaben und „Nicht enthalten“-Absatz. Am verlässlichsten ist eine eigene Vorlage nach dem Muster oben, die du einmal aufbaust und dann nur noch füllst.

Wie schreibe ich eine Angebot-Vorlage?

Schreib ein vollständiges Musterangebot für deinen häufigsten Auftrag, ersetze alle kundenspezifischen Angaben durch Inhaltssteuerelemente und speichere wiederkehrende Texte als Schnellbausteine. Teste die Vorlage mit einem fiktiven Kunden und prüfe dabei jede Formel. Erst danach speicherst du sie als .dotx.

Wer tiefer in Formulierungen und eine Prüfliste vor dem Versand einsteigen will, findet beides in Wie schreibe ich ein Angebot richtig? 12-Punkte-Check.