Angebot per Mail schreiben: Muster, Betreff und Fristen

Die Mail ist der Umschlag, das PDF ist das Dokument. Diese Aufteilung hat einen praktischen Grund: Der Kunde leitet das Angebot oft weiter – an die Buchhaltung, an den Mitinhaber, an die Hausverwaltung. Ein PDF mit Nummer, Datum und Positionen kommt dort vollständig an. Ein Mailtext dagegen wird zitiert, gekürzt, mit anderen Nachrichten vermischt.

Es gibt eine Ausnahme. Wenn das Angebot aus genau einer Leistung mit einem Preis besteht und keine Bedingungen braucht, reicht der Mailtext. „Wartung der Heizungsanlage am 12.11., Pauschal 189 € netto zzgl. 19 % USt“ ist so ein Fall. Sobald eine zweite Position, ein Rabatt, eine Materialklausel oder ein Zahlungsziel dazukommt, gehört das Ganze in ein nummeriertes PDF.

Was die Begleitmail leisten muss

Fünf Bausteine, in dieser Reihenfolge:

1. Bezug: Worauf antwortest du? Datum der Anfrage, Telefonat oder Vor-Ort-Termin.
2. Kern: Was wird gemacht, in einem Satz.
3. Betrag: Gesamtsumme netto und brutto – exakt so, wie sie im PDF steht. Gegenüber Privatkunden ist der Gesamtpreis inklusive Umsatzsteuer anzugeben und bei aufgegliederten Preisen hervorzuheben (§ 3 PAngV); ein reiner Nettopreis reicht dort nicht.
4. Frist: Ein Datum, bis zu dem das Angebot gilt.
5. Nächster Schritt: Wie sagt der Kunde zu? Antwort auf die Mail, Unterschrift auf dem PDF, Anruf.

Mehr braucht es nicht. Die Mail muss nicht verkaufen, was das PDF schon erklärt. Sie muss dafür sorgen, dass der Empfänger in zehn Sekunden weiß, worum es geht, was es kostet und was er tun soll.

Was ins PDF gehört

Das PDF enthält die vollständigen Angaben: Absender mit Anschrift, Empfänger, Angebotsnummer, Angebotsdatum, Leistungsbeschreibung mit Mengen und Einzelpreisen, Netto, Umsatzsteuer, Brutto, Gültigkeit, Zahlungs- und Ausführungsbedingungen. Den vollständigen Aufbau mit Rechenbeispiel und Prüfliste zeigt der Beitrag Wie schreibe ich ein Angebot richtig? 12-Punkte-Check. Wie du aus einer Vorlage ein sauberes PDF erzeugst und welche Exportwege es gibt, steht in Angebote PDF Export Vorlage: Aufbau, Nutzung und Export.

Eine E-Mail erfüllt die Textform. Das ist die Formvorschrift aus § 126b BGB: Eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die Person des Erklärenden genannt ist. Für ein Angebot zwischen Unternehmen oder an Privatkunden ist in den allermeisten Fällen keine strengere Form vorgeschrieben – die Mail ist also ein vollwertiger Weg, ein Angebot abzugeben.

Bindend ist ein Angebot nach § 145 BGB grundsätzlich: Wer einem anderen einen Vertragsschluss anbietet, ist daran gebunden, sofern er die Bindung nicht ausgeschlossen hat. Das bedeutet praktisch: Sagt der Kunde fristgerecht zu, ist der Vertrag zustande gekommen, und zwar zu den Preisen in deinem PDF. Ein Tippfehler bei der Summe wird damit zu deinem Problem.

Wie lange die Bindung läuft, regeln zwei Vorschriften:

• Ohne genannte Frist kann ein Angebot unter Abwesenden nur so lange angenommen werden, wie du unter regelmäßigen Umständen mit einer Antwort rechnen darfst (§ 147 Abs. 2 BGB). Wie lang das ist, lässt sich nicht in Tagen festmachen – genau das macht die Formulierung ohne Datum unpraktisch.
• Mit genannter Frist kann der Kunde nur innerhalb dieser Frist annehmen (§ 148 BGB).

Kommt die Zusage zu spät oder mit Änderungen („Machen wir, aber für 1.700 €“), gilt sie nach § 150 BGB als neues Angebot des Kunden. Dann liegt der Ball wieder bei dir: Du kannst es annehmen, ablehnen oder ein neues Angebot schicken. Wer in diesem Fall einfach anfängt zu arbeiten, ohne das schriftlich zu klären, verliert später den Überblick, welche Fassung gilt.

Freibleibend: Das Angebot ohne Bindung

Mit dem Zusatz „freibleibend“ oder „unverbindlich“ schließt du die Bindung aus. Juristisch wird daraus dann eher eine Aufforderung an den Kunden, seinerseits ein Angebot zu machen. Das passt für Richtpreise vor einer Besichtigung oder für Material mit schwankendem Einkaufspreis. Es passt nicht, wenn der Kunde eine verlässliche Zusage braucht, um intern freigeben zu lassen.

Wo die Grenze zum Kostenvoranschlag liegt und was bei Überschreitungen gilt, erklärt Angebot vs. Kostenvoranschlag: Der Unterschied. Bei Streitfragen im Einzelfall – etwa wenn ein Kunde eine verspätete Zusage durchsetzen will – ist eine Rechtsberatung der richtige Weg, nicht ein Blogartikel.

Die Platzhalter in eckigen Klammern ersetzt du. Alle Muster nutzen die Sie-Form; für Stammkunden, die du duzt, passt du die Anrede an. Das PDF ist in jedem Muster als Anhang gedacht.

Muster 1: Angebot nach einer schriftlichen Anfrage

Der häufigste Fall: Ein Kunde schreibt, du schickst das Angebot.

Bist du eingetragener Kaufmann oder führst eine GmbH bzw. UG, gehören in die Signatur zusätzlich die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe, die auch für E-Mails gelten: Firma, Rechtsform, Sitz bzw. Ort der Niederlassung, Registergericht und Registernummer, bei der GmbH außerdem alle Geschäftsführer (§ 37a HGB, § 35a GmbHG).

Der vorformulierte Annahmesatz ist der wichtigste Teil. Er nennt die Angebotsnummer, und genau die fehlt bei Antworten wie „passt, machen Sie“, die an eine alte Mailkette gehängt werden.

Muster 2: Angebot nach einem Vor-Ort-Termin

Im Handwerk folgt das Angebot meist auf eine Besichtigung. Der Bezug auf den Termin zeigt, dass die Kalkulation auf dem beruht, was du gesehen hast – und hält fest, was du nicht prüfen konntest.

Die Zeile „Nicht enthalten“ verhindert die meisten Diskussionen, bevor sie anfangen. Im Spätherbst gehört bei Außenarbeiten außerdem ein Satz zur Witterung hinein: Frost oder Dauerregen verschieben Termine, und der Kunde soll das vorher wissen.

Muster 3: Richtpreis, freibleibend

Für Anfragen, bei denen du ohne Besichtigung nur eine Spanne nennen kannst.

Hier kein PDF anhängen. Ein PDF mit Briefkopf und Nummer wirkt wie ein festes Angebot, auch wenn „freibleibend“ darin steht.

Muster 4: Nachfassen, wenn keine Antwort kommt

Eine Nachfrage zum Angebot wirkt aufdringlich, wenn sie nur „Haben Sie schon entschieden?“ fragt. Sie wirkt hilfreich, wenn sie dem Kunden eine Entscheidung erleichtert: Einen Termin, eine offene Frage, eine Alternative.

Als Antwort auf die eigene Angebotsmail senden, nicht als neue Mail. Dann hängt das PDF im Verlauf direkt darunter.

Muster 5: Zusage bestätigen

Wenn der Kunde zusagt, bestätigst du schriftlich, welche Fassung gilt. Bei zwei oder mehr Angebotsversionen ist das kein Formalismus.

Muster 6: Anfrage für einen Kostenvoranschlag (Kundensicht)

Wer selbst ein Angebot oder einen Kostenvoranschlag anfordert, bekommt vergleichbarere Antworten, wenn die Anfrage die Eckdaten vorgibt.

Eine Vorlage für die schriftliche Annahme eines erhaltenen Angebots durch den Kunden zeigt recht-finanzen.de. Das Prinzip ist dasselbe wie in Muster 1: Datum und Bezeichnung des Angebots nennen.

Ein Angebot ist erst angekommen, wenn der Kunde es drei Wochen später wiederfindet. Dafür sorgen Betreff und Dateiname, nicht der Mailtext.

Unser Schema hat vier Bausteine:

Betreff: Angebot + Nummer + Leistung in drei bis fünf Wörtern + Gültigkeitsdatum.

Beispiel: Angebot 2026-117 – Wartung Lüftungsanlage Büro – gültig bis 15.01.2027

Das sind 70 Zeichen. Auf dem Smartphone wird ein Betreff dieser Länge häufig abgeschnitten – deshalb stehen Nummer und Leistung vorn, das Datum hinten. Fehlt am Ende etwas, ist es das am wenigsten wichtige Element.

Dateiname: Angebot_2026-117_Mueller-GmbH_Lueftung.pdf

Ohne Umlaute und Leerzeichen, weil manche Ablagesysteme und ältere Mailprogramme sie verstümmeln. Ein Dateiname wie Angebot.pdf oder Scan_20261116.pdf landet beim Kunden neben fünf anderen gleichnamigen Dateien.

Zwei Dinge haben im Betreff nichts verloren: „Dringend“ und Ausrufezeichen. Beides gehört zu den Mustern, an denen Spamfilter und Menschen gleichermaßen unseriöse Mails erkennen.

Eine Frist in Tagen klingt präzise, ist es aber nicht: Ab wann zählt sie, ab Versand oder ab Zugang? Und wo landet sie? Die folgende Tabelle rechnet typische Versanddaten aus diesem Jahresende durch.

Drei der fünf Fristen enden an einem Tag, an dem weder du noch dein Kunde im Büro sitzt. Ob sich das Fristende in solchen Fällen nach § 193 BGB auf den nächsten Werktag verschiebt, musst du gar nicht erst klären, wenn du die Frage nicht entstehen lässt.

Die Regel daraus:

• Versand bis etwa Mitte November: Frist von zwei bis vier Wochen, als Datum geschrieben.
• Versand ab Ende November: Frist auf ein Datum Mitte Januar setzen, zum Beispiel Fr, 15.01.2027. Das deckt die Zeit „zwischen den Jahren“ ab, in der viele Kunden Angebote liegen lassen und erst im neuen Jahr freigeben.

Wenn du zum Jahreswechsel eigene Preise oder Einkaufspreise anpasst, hast du einen Zielkonflikt: Eine lange Frist hält dich an alte Preise. Dann zwei Daten nennen – „Preise gültig für Ausführung bis 31.01.2027“ und „Angebot gültig bis 15.01.2027“ – statt die Frist zu verkürzen und den Kunden unter Druck zu setzen.

Nachfassen im Rhythmus der Frist

Ein Rhythmus, den man im Kalender anlegen kann:

In Kalenderwoche 52 und 53 nicht nachfassen. Eine Erinnerung am 28.12. wird in den meisten Postfächern erst im Januar gelesen – zusammen mit allem anderen, was liegen geblieben ist.

Der häufigste inhaltliche Fehler in Angebotsmails ist eine Summe, die vom PDF abweicht. Das passiert, wenn das PDF nach dem Schreiben der Mail noch einmal geändert wurde – eine Position raus, ein Rabatt rein.

Beispiel mit drei Positionen:

Der Regelsteuersatz von 19 % ergibt sich aus § 12 UStG; für einzelne Leistungen gelten ermäßigte Sätze, das prüfst du je Position. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus; dann gibt es nur eine Summe, und die Mail nennt genau diese.

Die Prüfregel: Die Zahl in der Mail wird als Letztes geschrieben, nach dem finalen PDF-Export – und aus dem PDF abgelesen, nicht aus dem Gedächtnis. Wer Angebote in einer Software erstellt, die Mailtext und PDF aus denselben Daten füllt, hat das Problem nicht. In MeinGewerbe etwa erfasst du Kunde und Leistungen einmal, erzeugst daraus das PDF und machst nach der Zusage einen Rechnungsentwurf daraus, ohne Beträge erneut abzutippen.

Die folgenden Fehler kommen in der Praxis immer wieder vor, wenn Angebote unter Zeitdruck rausgehen. Zu jedem steht, woran du ihn früh erkennst.

Anhang vergessen. Die Mail sagt „im Anhang“, der Anhang fehlt. Viele Mailprogramme warnen, wenn das Wort „Anhang“ im Text steht und keine Datei dabei ist – aber nur, wenn die Funktion aktiv ist. Früherkennung: Rückfrage des Kunden innerhalb einer Stunde.

Antwort ohne Bezug. Der Kunde antwortet „Ja, passt“ auf eine Mailkette mit drei Angebotsversionen. Welche gilt? Gegenmittel: Der vorformulierte Annahmesatz mit Nummer aus Muster 1 und die Bestätigung aus Muster 5.

Falscher Empfänger. Die Adresszeile ergänzt automatisch einen Namen, und das Angebot für Müller GmbH geht an Müller & Söhne. Das ist nicht nur peinlich, sondern gibt Preise und Kundendaten an Dritte weiter. Vor dem Senden die Adresse vollständig lesen, nicht nur den Anzeigenamen.

Frist ohne Datum. „Gültig 4 Wochen“ – ab wann? Siehe Tabelle oben.

Zu große oder falsche Anhänge. Fotos vom Vor-Ort-Termin in Originalgröße, mehrere PDFs, eine ZIP-Datei: Firmenpostfächer weisen große Anhänge oder Archive teils ab oder legen sie in Quarantäne. Ein einzelnes PDF mit wenigen MB ist der unauffälligste Weg. Fotos gehören, wenn nötig, verkleinert ins PDF.

Bearbeitbares Format statt PDF. Ein Angebot als Word-Datei lässt sich beim Empfänger verändern, und Layout und Seitenumbrüche sehen auf jedem Rechner anders aus. Das PDF hält fest, was du angeboten hast.

Keine Nummer. Ohne Angebotsnummer gibt es keinen sauberen Bezug in Zusage, Auftragsbestätigung und Rechnung. Spätestens bei der Rechnung, die sich auf „Ihr Angebot vom November“ beruft, wird es unübersichtlich.

Diese Liste dauert unter zwei Minuten und fängt die Fehler oben ab:

1. Betreff enthält Angebotsnummer, Leistung und Gültigkeitsdatum.
2. Empfängeradresse vollständig gelesen, nicht nur der Anzeigename.
3. Anrede mit richtigem Namen; kein Rest aus der vorigen Mail.
4. Bezug auf Anfrage oder Termin mit Datum.
5. Gesamtbetrag in der Mail stimmt mit dem finalen PDF überein – netto und brutto.
6. Frist als Kalenderdatum, nicht in Tagen; nicht zwischen 24.12. und 1.1.
7. Nächster Schritt formuliert, idealerweise mit vorgegebenem Annahmesatz.
8. Genau ein PDF angehängt, Dateiname nach Schema.
9. PDF selbst geöffnet: Seiten vollständig, Nummer und Datum richtig.
10. Signatur mit Telefonnummer, damit Rückfragen ohne Suchen möglich sind.

Wenn du Angebote regelmäßig verschickst, lohnt es sich, Punkt 5, 6 und 8 nicht von Hand zu prüfen, sondern von einer Vorlage oder Software erledigen zu lassen. Die Grundstruktur einer solchen Vorlage beschreibt Angebot schreiben Vorlage: Struktur und Muster.

Ist ein Angebot per E-Mail bindend?

Ja, grundsätzlich. Eine E-Mail erfüllt die Textform nach § 126b BGB, und nach § 145 BGB bist du an ein Angebot gebunden, sofern du die Bindung nicht ausdrücklich ausschließt, etwa mit „freibleibend“. Sagt der Kunde innerhalb der genannten Frist unverändert zu, ist der Vertrag zustande gekommen.

Gibt es ein Muster für eine Kostenvoranschlag-Anfrage?

Ja, Muster 6 oben ist eine solche Anfrage aus Kundensicht. Entscheidend sind Umfang, Ort, gewünschter Zeitraum, mögliche Besichtigungstermine und die Bitte, Material, Arbeitszeit und Anfahrt getrennt auszuweisen. So bekommst du Antworten, die du nebeneinanderlegen kannst.

Welche Bestandteile sollte ein Angebot beinhalten?

Ins PDF gehören Absender und Empfänger, Angebotsnummer und -datum, Leistungsbeschreibung mit Mengen und Einzelpreisen, Netto, Umsatzsteuer und Brutto, Gültigkeitsdatum sowie Zahlungs- und Ausführungsbedingungen. Die Begleitmail fasst davon nur Bezug, Kern, Gesamtbetrag, Frist und nächsten Schritt zusammen.

Wie formuliere ich eine Nachfrage nach einem Angebot?

Antworte auf deine eigene Angebotsmail, damit das PDF im Verlauf bleibt, und biete dem Kunden etwas Konkretes an: Einen festen Ausführungstermin, eine abgespeckte Variante oder die Klärung einer offenen Frage. Muster 4 zeigt diesen Aufbau. Ein guter Zeitpunkt ist etwa der zehnte Werktag nach dem Versand – nicht in der Woche zwischen Weihnachten und Neujahr.