E-Rechnungspflicht Kleinunternehmer: Was 2027 gilt

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein, sofern es die richtige und vollständige Extraktion der umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben ermöglicht. Gängige Beispiele sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, also ein PDF mit eingebetteter XML-Datei; die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen laut BMF-FAQ nicht.

Eine PDF-Datei per E-Mail ist demnach keine E-Rechnung. Das Gesetz nennt sie „sonstige Rechnung“, genau wie eine Rechnung auf Papier.

Ausstellen: Die Ausnahme und wo sie aufhört

Die Ausnahme für Kleinunternehmer steht in § 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Laut BMF-FAQ dürfen Kleinunternehmer weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen; § 34a Satz 4 UStDV erlaubt ihnen ausdrücklich immer die sonstige Rechnung. Für ein PDF per E-Mail braucht es weiterhin die Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 UStG). Sie dürfen aber auch freiwillig E-Rechnungen schicken, wenn der Kunde das annimmt.

Die Ausnahme hängt allein an deinem Status, nicht an dir als Person. Fällst du aus der Kleinunternehmerregelung heraus, gelten ab diesem Zeitpunkt für Geschäfte mit anderen inländischen Unternehmen die allgemeinen Regeln, einschließlich der Übergangsfristen. Die meisten Kleinunternehmer übersehen genau diesen Übergang.

Empfangen: Der Teil, der dich schon betrifft

Wenn ein Lieferant, Vermieter oder Softwareanbieter dir als Unternehmer eine E-Rechnung schickt, kannst du dich laut BMF-FAQ nicht auf die Kleinunternehmerregelung berufen und die Annahme verweigern. Nach Darstellung des BMF genügt für den Empfang ein E-Mail-Postfach. Ein spezielles Portal oder eine Schnittstelle wird dafür nicht vorausgesetzt.

Zum Lesen reicht das Postfach allerdings nicht. Eine XRechnung ist eine XML-Datei, und im E-Mail-Programm sieht sie aus wie Quelltext. Du brauchst also einen Viewer oder eine Software, die die Daten lesbar darstellt.

Wo die Regel gar nicht greift

Zwei Bereiche fallen laut BMF-FAQ grundsätzlich aus der E-Rechnungspflicht heraus, egal ob du Kleinunternehmer bist oder nicht:

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C): Hier bleiben Papier und PDF zulässig, eine E-Rechnung geht nur mit Zustimmung des Kunden.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) sowie Fahrausweise: Auch sie dürfen als sonstige Rechnung ausgestellt werden.

Wenn du ausschließlich an Privatkunden verkaufst, betrifft dich das Thema also vor allem beim Empfang.

Die folgende Übersicht fasst die Übergangsregeln aus § 27 Abs. 38 UStG und den BMF-FAQ zusammen. Sie betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Prüfe vor jeder Entscheidung den aktuellen Stand der Quellen, denn die Verwaltung ergänzt ihre Hinweise regelmäßig.

\* Ein PDF oder anderes nicht strukturiertes elektronisches Format nur mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 UStG).

Die Lesart für November und Dezember 2026: Größere Lieferanten stellen ab Januar 2027 auf E-Rechnung um. Das sind etwa Großhändler, Telekommunikationsanbieter oder Plattformen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz. Für dich als Kleinunternehmer heißt das: Mehr XML-Dateien im Posteingang, auch wenn du selbst nichts änderst.

Seit 2025 gelten in § 19 Abs. 1 UStG zwei Grenzen. Im Vorjahr darf der Gesamtumsatz 25.000 Euro nicht überschritten haben. Im laufenden Jahr darf er 100.000 Euro nicht überschreiten. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG: Die Summe der steuerbaren Umsätze, berechnet nach vereinnahmten Entgelten, abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze; Verkäufe von Anlagevermögen zählen nicht mit. Lass deine Rechnung im Zweifel vom Steuerbüro gegenprüfen.

Rechenweg in drei Zahlen

Die 25.000-Euro-Grenze entspricht im Schnitt 2.083,33 Euro Umsatz pro Monat. Diese Zahl ist im Alltag leichter im Blick zu behalten als die Jahressumme.

Ein fiktives Beispiel: Ein Hausmeisterservice hat bis Ende Oktober 2026 genau 21.000 Euro umgesetzt. Das sind 2.100 Euro im Monat, also schon leicht über dem Schnitt. Kommen im November und Dezember zusammen mehr als 4.000 Euro hinzu, liegt der Jahresumsatz 2026 über 25.000 Euro. Dann gilt die Kleinunternehmerregelung 2027 nicht mehr.

Was das konkret ändert:

1. Ab Januar 2027 weist du Umsatzsteuer aus und gibst in der Regel Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab.
2. Für Rechnungen an Unternehmen gilt die Ausnahme aus § 34a UStDV nicht mehr. Mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro darfst du 2027 nach der Übergangsregel aber noch Papier oder PDF verwenden.
3. Ab 2028 sind für B2B-Rechnungen E-Rechnungen vorgesehen. Das gilt, solange du kein Kleinunternehmer mehr bist.

Für Rechnungen im Wert von rund 4.000 Euro lohnt sich also im Dezember die Frage, ob die Leistung noch 2026 erbracht wird oder erst 2027. Weil der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG nach vereinnahmten Entgelten berechnet wird, zählt dabei grundsätzlich der Zahlungseingang, nicht das Rechnungsdatum. Verschiebe Leistungen oder Zahlungen nur, wenn das zum Auftrag passt. Ob eine Verschiebung steuerlich zulässig ist, beantwortet dir die Beratung, nicht eine Tabelle.

Der Fehler mit der 100.000-Euro-Grenze

Die zweite Grenze wird oft falsch verstanden. Nach § 19 Abs. 1 UStG darf der Gesamtumsatz im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreiten. Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist seit 2025 bereits der Umsatz steuerpflichtig, mit dem die Grenze überschritten wird – die Regelung endet also nicht erst zum Jahresende. Im Monatsschnitt liegt diese Grenze bei 8.333,33 Euro.

Das klingt nach einem Problem nur für wenige Betriebe. Ein einzelner Großauftrag kann die Grenze aber auslösen. Ein fiktiver Messebauer mit 24.000 Euro Vorjahresumsatz, der im März einen Auftrag über 90.000 Euro annimmt, kommt mit seinen übrigen Umsätzen schnell darüber. Ab diesem Umsatz gilt die Ausnahme für E-Rechnungen nicht mehr.

Der Empfang ist der Teil, bei dem Kleinunternehmer am ehesten handeln sollten. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:

1. Eine Adresse festlegen. Lege fest, an welches Postfach Lieferanten Rechnungen schicken sollen, zum Beispiel rechnungen@deinbetrieb.de. Teile die Adresse Lieferanten mit, die zum Jahreswechsel umstellen.
2. Viewer testen. Öffne eine echte XRechnung, etwa aus einer Testdatei deines Softwareanbieters. Prüfe, ob Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Bankverbindung lesbar angezeigt werden.
3. Hybride Rechnungen erkennen. Bei ZUGFeRD siehst du ein normales PDF. Die maßgeblichen Daten stecken aber in der eingebetteten XML-Datei. Nach Auffassung der Finanzverwaltung in den BMF-FAQ geht bei Abweichungen der strukturierte Teil vor.
4. Im Originalformat archivieren. Speichere die XML-Datei oder das hybride PDF so, wie es angekommen ist, nicht nur einen Ausdruck oder Screenshot. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen regelt § 14b UStG. In der seit 2025 geltenden Fassung beträgt sie acht Jahre.
5. Belegfluss abschließen. Ordne jede eingegangene Rechnung einer Zahlung und einem Buchungsbeleg zu, bevor der Monat endet. So fällt eine Rechnung, die nur als unlesbarer Anhang im Postfach liegt, rechtzeitig auf.

Ein typisches Fehlerbild: Die E-Mail mit der XRechnung wird gelesen, der Anhang sieht unbrauchbar aus, und abgelegt wird nur der Text der E-Mail. Monate später fehlt der Beleg. Teste deshalb Schritt 2 vor Januar, nicht erst beim ersten Ernstfall.

Kleinunternehmer dürfen E-Rechnungen schreiben, müssen es aber nicht. Ob sich das lohnt, hängt von deinen Kunden ab, nicht von der Software. Diese sechs Fragen helfen bei der Entscheidung. Jede Antwort „ja“ zählt einen Punkt:

Entscheidungsregel: Bei 0–1 Punkten bleibt das PDF die einfachere Lösung. Bei 2–3 Punkten lohnt sich ein Testlauf mit einem einzelnen Geschäftskunden. Bei 4 oder mehr Punkten solltest du E-Rechnungen jetzt einrichten. Sonst erledigst du die Umstellung unter Zeitdruck, falls du die Kleinunternehmergrenze überschreitest.

Die beiden ersten Fragen wiegen schwerer als die übrigen. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten eigene Vorgaben aus dem E-Rechnungsrecht von Bund und Ländern. Diese gelten unabhängig von § 14 UStG. Frag beim Auftraggeber nach dem gewünschten Format und dem Einreichungsweg, bevor du die erste Rechnung schickst.

Was in einer Kleinunternehmer-E-Rechnung anders aussieht

Auch in der XML-Datei weist du keine Umsatzsteuer aus. In der Praxis setzen viele Programme dafür die Steuerkategorie für steuerbefreite Umsätze und ergänzen einen Hinweis auf § 19 UStG als Befreiungsgrund. Prüfe nach dem Erstellen mit einem Validator, ob die Rechnung die Prüfregeln besteht. Prüfe außerdem in der lesbaren Darstellung, ob der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung enthalten ist.

Für Papier- und PDF-Rechnungen von Kleinunternehmern gelten nach § 34a UStDV vereinfachte Angaben. Dazu gehören der vollständige Name und die vollständige Anschrift von dir und deinem Kunden, deine Steuernummer oder (Kleinunternehmer-)Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt in einer Summe und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer (§ 19 UStG). Gleiche deine Vorlage einmal mit dem Wortlaut der Vorschrift ab, statt dich auf ältere Musterrechnungen zu verlassen.

Wie muss eine Rechnung beim Kleingewerbe aussehen?

Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG sieht § 34a UStDV vereinfachte Angaben vor. Dazu gehören der vollständige Name und die Anschrift beider Seiten, deine Steuernummer oder (Kleinunternehmer-)Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, die Leistung mit Menge und Art, das Entgelt in einer Summe und ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung. Umsatzsteuer wird nicht ausgewiesen. Eine Papier- oder PDF-Rechnung ist für Kleinunternehmer laut BMF-FAQ weiterhin zulässig.

Welche 10 Bestandteile einer Rechnung sind Pflicht?

Die Aufzählung mit zehn Punkten bezieht sich auf die Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG für regelbesteuerte Unternehmen. Dazu gehören unter anderem Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer, Steuersatz und Steuerbetrag. Für Kleinunternehmer gelten die vereinfachten Angaben aus § 34a UStDV, für Beträge bis 250 Euro die Regeln für Kleinbetragsrechnungen. Gleiche deine Vorlage mit dem aktuellen Gesetzestext ab.

Wie muss eine E-Rechnung aufbewahrt werden?

Bewahre E-Rechnungen in dem Format auf, in dem sie angekommen sind, also als XML-Datei oder als hybrides PDF mit eingebetteten Daten. Ein Ausdruck allein reicht dafür nicht. Die Frist steht in § 14b UStG und beträgt in der seit 2025 geltenden Fassung acht Jahre. Wie das Archiv technisch aufgebaut sein sollte, klärst du am besten mit deinem Steuerbüro.

Wird bei der Kleinunternehmerregelung nach § 19 Absatz 1 UStG keine Umsatzsteuer berechnet?

Ja, solange die Umsatzgrenzen eingehalten werden, erhebt der Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer und weist sie auf Rechnungen nicht aus. Im Gegenzug gibt es keinen Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen. Wird die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr überschritten, ist nach Auffassung der Finanzverwaltung bereits der Umsatz steuerpflichtig, mit dem die Grenze überschritten wird.