Rechnungssoftware: Abo oder Einmalkauf? 8-Jahres-Rechnung
Rechnungssoftware im Abo oder als Einmalkauf? Kostenrechnung über 8 Jahre, Aufbewahrung nach § 147 AO, E-Rechnung ab 2027 und sechs Prüffragen.
Beim Rechnungssoftware-Vergleich Abo vs. Einmalkauf entscheidet selten der Kaufpreis, sondern die Frage, wer die nächsten acht bis zehn Jahre bezahlt: Gesetzesänderungen, neue E-Rechnungsformate und das Lesbarhalten alter Rechnungen. Ein Einmalkauf ist günstiger, wenn du wenige Rechnungen schreibst, an einem Rechner arbeitest und Updates bewusst nachkaufst. Ein Abo passt besser, wenn sich die Anforderungen an deine Rechnungen gerade ändern, zum Beispiel beim Wechsel auf E-Rechnungen ab 2027, und du von mehreren Geräten aus arbeitest.
Dieser Beitrag ist eine Entscheidungshilfe, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die zitierten Vorschriften sind am Wortlaut auf gesetze-im-internet.de geprüft (Stand 26.10.2026).
Warum der Zeitraum länger ist als die Lizenz
Rechnungssoftware endet nicht mit der letzten Rechnung. Nach § 14b Abs. 1 UStG bewahrt der Unternehmer ein Doppel jeder ausgestellten und jede erhaltene Rechnung acht Jahre auf, und zwar so, dass sie für den gesamten Zeitraum die Anforderungen des § 14 Abs. 3 Satz 1 UStG erfüllt. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
§ 147 AO ergänzt das um zwei Punkte, die beim Lizenzmodell direkt durchschlagen:
- Fristen: Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, sonstige Unterlagen sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO).
- Lesbarkeit: Elektronisch aufbewahrte Unterlagen müssen während der Aufbewahrungsfrist „jederzeit verfügbar“ sein, „unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden“ können (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO).
Eine Rechnung vom Dezember 2026 liegt damit mindestens bis Ende 2034 in deinem Archiv. Die Frage ist nicht nur „Was kostet das Programm?“, sondern „Womit öffne ich diese Datei im Jahr 2033?“.
Was das Finanzamt bei einer Prüfung sehen darf
Nach § 147 Abs. 6 AO kann die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen, das System selbst nutzen oder die Daten in einem maschinell auswertbaren Format anfordern. Liegen die Daten bei einem Dritten, etwa einem Cloud-Anbieter, hat dieser Einsicht zu gewähren oder die Daten zu übertragen; die Kosten trägt der Steuerpflichtige.
Für den Systemwechsel enthält dieselbe Vorschrift eine Erleichterung: Wurde noch nicht mit einer Außenprüfung begonnen, reicht es nach einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, die Daten ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten. Bis zum Ablauf dieses fünften Kalenderjahres gilt die Erleichterung nicht, der Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO muss also weiter möglich sein. Wer also eine alte Kaufversion abschaltet oder ein Abo kündigt, sollte vorher klären, wie die Daten in dieser Zeit auswertbar bleiben.
Die E-Rechnung macht den Zeitpunkt der Entscheidung wichtig
Die Übergangsregeln für das Ausstellen von E-Rechnungen stehen in § 27 Abs. 38 UStG:
| Nr. | Umsatz ausgeführt | Rechnung übermittelt bis | Erlaubte Form statt E-Rechnung | Bedingung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 01.01.2025 bis 31.12.2026 | 31.12.2026 | Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, anderes elektronisches Format | keine |
| 2 | 01.01.2027 bis 31.12.2027 | 31.12.2027 | Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, anderes elektronisches Format | Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 € |
| 3 | 01.01.2027 bis 31.12.2027 | 31.12.2027 | anderes elektronisches Format per EDI, mit Zustimmung des Empfängers | Übermittlung per EDI |
Für den Zeitraum, in dem dieser Beitrag gelesen wird, heißt das: Mit dem Jahreswechsel endet die allgemeine Übergangsregel aus Nummer 1. Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, kann sich für Umsätze ab Januar 2027 nur noch auf den EDI-Fall in Nummer 3 stützen. Für alle anderen läuft die Übergangszeit nach Nummer 2 ein Jahr länger.
Achte beim Jahreswechsel auf den Zeitpunkt der Rechnung: Nummer 1 setzt voraus, dass die Rechnung bis 31.12.2026 übermittelt wird. Wer Dezember-Leistungen erst im Januar 2027 abrechnet, sollte die zulässige Rechnungsform vorher mit der Steuerberatung klären; am einfachsten ist es, Dezember-Leistungen noch im Dezember in Rechnung zu stellen.
Für die Wahl des Lizenzmodells ist das entscheidend. Eine Kaufversion, die 2024 erschienen ist, kennt womöglich das E-Rechnungsformat nicht in der Fassung, die deine Kunden 2027 oder 2028 erwarten. Frag deshalb bei jedem Einmalkauf, bis wann Format-Updates im Kaufpreis enthalten sind und was ein Upgrade danach kostet.
Kleinunternehmer sind hier anders gestellt
Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG regelt § 34a UStDV die Pflichtangaben einer Rechnung. Nach Satz 4 kann eine solche Rechnung „abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung“ übermittelt werden. Wer dauerhaft Kleinunternehmer bleibt, ist beim Ausstellen also weniger auf E-Rechnungs-Updates angewiesen. Das Empfangen und Archivieren eingehender E-Rechnungen bleibt davon unberührt.
Abo vs. Einmalkauf: die Kostenrechnung (fiktives Beispiel)
Die folgenden Preise sind frei gewählte Beispielwerte, keine Angebote bestimmter Hersteller. Sie zeigen, wie du selbst rechnest.
Annahmen:
- Einmalkauf: 249 € Lizenz, Update für neue Rechtslage alle zwei Jahre zu 99 €.
- Abo: 15 € im Monat, Updates inklusive.
| Zeitraum | Einmalkauf | Abo | Differenz |
|---|---|---|---|
| 1 Jahr | 249 € | 180 € | Abo 69 € günstiger |
| 3 Jahre | 348 € (Update in Jahr 3) | 540 € | Kauf 192 € günstiger |
| 5 Jahre | 447 € (Updates in Jahr 3 und 5) | 900 € | Kauf 453 € günstiger |
| 8 Jahre | 546 € (Updates in Jahr 3, 5 und 7) | 1.440 € | Kauf 894 € günstiger |
Auf dem Papier gewinnt der Einmalkauf ab dem zweiten Jahr deutlich. Dann kommen die Posten, die in keiner Preistabelle stehen:
| Versteckter Posten beim Einmalkauf | Beispielwert pro Jahr |
|---|---|
| Datensicherung des eigenen Rechners (Speicher, externe Platte) | 30 € |
| eine Stunde eigene Zeit für Updates und Backups, angesetzt mit 50 € | 50 € |
| Summe | 80 € |
Mit 80 Euro im Jahr steigen die Kosten des Einmalkaufs über acht Jahre auf 546 € + 640 € = 1.186 €. Der Abstand zum Abo schrumpft von 894 € auf 254 €. Setzt du deine Stunde mit 80 € an, liegt der Kauf bei 1.426 € und damit fast gleichauf mit dem Abo.
Die Entscheidungsregel daraus: Rechne beim Einmalkauf mit allen Update-Zyklen bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist und mit deiner eigenen Zeit. Liegt der Abstand danach unter einem Jahresbeitrag des Abos, entscheidet nicht der Preis, sondern Bedienung, Gerätewahl und Datenzugriff.
Sechs Fragen, die den Vergleich entscheiden
| Frage | Einmalkauf, typischer Fall | Abo, typischer Fall |
|---|---|---|
| Wer liefert Anpassungen an neue Rechtslage? | du kaufst sie als Update nach | im Beitrag enthalten, solange das Abo läuft |
| Läuft das Programm noch in acht Jahren? | hängt am Betriebssystem deines Rechners | hängt am Fortbestand des Anbieters |
| Was passiert mit den Daten bei Kündigung oder Wechsel? | sie bleiben lokal, Lesbarkeit ist deine Aufgabe | Export vor Vertragsende, Fristen in den AGB prüfen |
| Wie gelangt das Finanzamt an die Daten (§ 147 Abs. 6 AO)? | über deinen Rechner | über dich oder den Anbieter als Dritten |
| Kannst du von Baustelle oder Handy aus arbeiten? | meist nein | meist ja |
| Gibt es einen Export für die Steuerberatung? | Funktionsumfang der Version prüfen | Funktionsumfang des Tarifs prüfen |
Ein häufiger Fehler: Der Einmalkauf wird gekündigt, indem man ihn einfach nicht mehr startet. Fünf Jahre später ist der Rechner ersetzt, die Lizenz nicht mehr aktivierbar, und die Rechnungen von 2026 liegen in einer Datenbank, die niemand mehr öffnen kann. Beim Abo ist das Gegenstück das Kündigen ohne vorherigen Export.
So ist MeinGewerbe aufgebaut
MeinGewerbe ist eine Cloud-Software im Abo-Modell, ein Einmalkauf wird nicht angeboten. Laut Preisseite ist der Tarif Starter kostenlos (unter anderem 20 Kunden, 10 Rechnungen und 3 E-Rechnungen pro Monat), Pro kostet 29 € im Monat mit unbegrenzten E-Rechnungen und Steuerberater-Export inklusive DATEV, Premium 49 € im Monat. Bei jährlicher Zahlung gibt es laut Preisseite zwei Monate geschenkt, dazu eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie.
Für die Fragen oben sind die AGB wichtiger als der Preis. Dort steht: Kostenpflichtige Tarife verlängern sich automatisch, die Kündigung ist „jederzeit zum Ende des Abrechnungszeitraums“ möglich, der Anbieter stellt eine Exportfunktion zur Verfügung, und „Nach Vertragsende werden die Daten nach 30 Tagen gelöscht.“ Für die Aufbewahrung über acht oder zehn Jahre heißt das: Exportiere deine Rechnungen und Daten vor dem Vertragsende und lege sie so ab, dass du sie lesen und auswerten kannst. Die Aufbewahrung bleibt deine Aufgabe, nicht die der Software.
Wenn du nur gelegentlich Rechnungen schreibst und erst einmal ohne Kosten starten willst, hilft der Tool-Check zum kostenlosen Rechnungen schreiben.
Häufige Fragen
Ist ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer verpflichtend?
§ 34a UStDV legt fest, welche Angaben eine Kleinunternehmer-Rechnung enthalten muss, und erlaubt, sie immer als sonstige Rechnung zu übermitteln. Ein bestimmtes Programm nennt die Vorschrift nicht. Wer Rechnungen elektronisch erstellt, muss sie aber nach § 14b UStG und § 147 AO über die Aufbewahrungsfrist lesbar halten, und genau dabei hilft eine Software mit sauberem Export.
Welches Programm kann ich verwenden, um Angebote und Rechnungen zu erstellen?
Für wenige Rechnungen im Jahr reicht oft eine Vorlage oder ein Einmalkauf, solange du Archiv und Updates selbst organisierst. Wenn Angebote regelmäßig zu Rechnungen werden und du Zahlungen nachhalten willst, ist ein Programm sinnvoll, das Angebot, Rechnung und Zahlungsstatus verbindet. Prüfe vor der Wahl die sechs Fragen oben, vor allem den Export bei Kündigung.
Häufige Fragen
Ist ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer verpflichtend?
§ 34a UStDV legt fest, welche Angaben eine Kleinunternehmer-Rechnung enthalten muss, und erlaubt, sie immer als sonstige Rechnung zu übermitteln. Ein bestimmtes Programm nennt die Vorschrift nicht. Wer Rechnungen elektronisch erstellt, muss sie aber nach § 14b UStG und § 147 AO über die Aufbewahrungsfrist lesbar halten, und genau dabei hilft eine Software mit sauberem Export.
Welches Programm kann ich verwenden, um Angebote und Rechnungen zu erstellen?
Für wenige Rechnungen im Jahr reicht oft eine Vorlage oder ein Einmalkauf, solange du Archiv und Updates selbst organisierst. Wenn Angebote regelmäßig zu Rechnungen werden und du Zahlungen nachhalten willst, ist ein Programm sinnvoll, das Angebot, Rechnung und Zahlungsstatus verbindet. Prüfe vor der Wahl die sechs Fragen oben, vor allem den Export bei Kündigung.