Angebot erstellen: Vorlage für Kleinunternehmer, kostenlos

Kopieren Sie den Block in ein leeres Dokument und ersetzen Sie die eckigen Klammern. Alles, was nicht in eckigen Klammern steht, kann so stehen bleiben.

Was in den Kopf gehört

Die Felder 1 bis 7 entscheiden, ob der Kunde das Angebot später wiederfindet. Die Angebotsnummer (Feld 4) ist kein Formalismus: Wenn der Kunde zusagt, beziehen Sie sich in der Rechnung darauf, und bei zwei Fassungen desselben Angebots verhindert sie, dass die falsche Version angenommen wird. Ein einfaches Schema wie Jahr plus laufende Nummer reicht.

Der Betreff in Feld 7 nennt die Leistung, nicht das Wort „Angebot“. „Neugestaltung Website, 5 Unterseiten“ findet der Kunde im Postfach; „Ihr Angebot“ nicht.

Positionen und Summe ohne Steuerzeile

Hier liegt der Unterschied zu vielen Standardvorlagen. Eine Vorlage für regelbesteuerte Betriebe hat drei Summenzeilen: Netto, Umsatzsteuer, Brutto. Bei Ihnen gibt es genau eine: Den Gesamtbetrag. Steht in der Vorlage noch „zzgl. 19 % MwSt.“ oder eine leere Steuerzeile, löschen Sie beides, statt es auf 0 % zu setzen. Eine Zeile „USt 0,00 €“ wirft beim Kunden die Frage auf, ob die Steuer vergessen wurde.

Rechnen Sie die Spalte „Gesamt“ nach jeder Änderung von Hand gegen: Menge × Einzelpreis, dann Summe aller Positionen. Im Beispiel: 300 + 5 × 120 + 4 × 75 = 1.200 €.

Der Schlussblock: Hinweis, Frist, Annahme

Feld 12 ist der Satz, der Ihr Angebot als Kleinunternehmer-Angebot kenntlich macht. Für Angebote schreibt das Umsatzsteuerrecht keine Pflichtangaben vor. Auf der späteren Rechnung verlangt § 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) dagegen unter anderem einen Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt. Der Hinweis schon im Angebot sorgt dafür, dass Angebot und spätere Rechnung zusammenpassen und der Kunde nicht mit einem Steuerbetrag rechnet, der nie kommt. Welche Formulierung Ihr Steuerberater für die Rechnung bevorzugt, übernehmen Sie am besten wortgleich ins Angebot.

Feld 15 macht aus einer Preisinformation einen Abschluss: Der Kunde weiß, was er tun muss. Mehr zum Aufbau und zu Schlusssätzen steht im Beitrag Wie schreibe ich ein Angebot richtig? 12-Punkte-Check.

Ob Sie mit 1.200 € günstig oder teuer sind, hängt davon ab, wer Ihr Kunde ist. Beispielrechnung mit angenommenen Werten: Vergleichen Sie Ihr Angebot mit einem regelbesteuerten Mitbewerber, der denselben Betrag als Nettopreis ansetzt (Regelsteuersatz 19 %):

Die Konsequenz ist eine Kalkulationsregel: Bei Privatkunden liegt Ihr Spielraum bei bis zu 228 € je 1.200 € Leistung, bevor Sie teurer werden als der Mitbewerber. Bei Firmenkunden mit Vorsteuerabzug gibt es diesen Spielraum nicht — dort konkurrieren Sie Betrag gegen Nettobetrag. Wer überwiegend für Betriebe arbeitet, kalkuliert also nicht mit dem „Steuervorteil“, sondern mit Leistung und Preis.

Das Format entscheidet weniger über das Aussehen als darüber, wo Fehler entstehen.

Eine Faustregel: Sobald Sie mehr als eine Handvoll Angebote im Monat schreiben und jedes zweite davon zur Rechnung wird, kostet das doppelte Abtippen mehr Zeit als die Vorlage spart. Für Word-Nutzer mit vielen Positionen zeigt der Beitrag Handwerker Angebot Vorlage Word: Aufbau, Muster, Formeln, wie Rechenfelder per F9 aktualisiert werden.

Anbieter von Buchhaltungs- und Rechnungssoftware stellen eigene Angebotsvorlagen für Kleinunternehmer bereit, etwa sevdesk, BuchhaltungsButler oder FastBill. Ob der Download ohne Registrierung möglich ist und welche Nutzungsbedingungen gelten, steht auf der jeweiligen Seite — prüfen Sie das dort, bevor Sie eine Vorlage zur Grundlage Ihres Briefpapiers machen.

Unabhängig vom Anbieter beantworten Sie diese zehn Fragen mit Ja oder Nein:

1. Lässt sich die Umsatzsteuerzeile vollständig löschen, ohne dass die Summe kaputtgeht?
2. Gibt es ein Feld für den Hinweis nach § 19 UStG — oder Platz dafür?
3. Rechnet die Summe automatisch, und stimmt sie nach dem Löschen einer Position noch?
4. Ist das Feld „Gültig bis“ vorhanden?
5. Gibt es eine Angebotsnummer?
6. Lassen sich Logo und Farben ändern, ohne das Layout zu zerschießen?
7. Bleibt ein Wasserzeichen oder Anbieterhinweis im Dokument?
8. Lässt sich das Ergebnis als PDF speichern, das beim Kunden gleich aussieht?
9. Funktioniert die Datei in dem Programm, das Sie tatsächlich nutzen (z. B. LibreOffice statt Word)?
10. Können Sie dieselben Positionen später für die Rechnung wiederverwenden?

Weniger als sieben Ja-Antworten bedeuten: Die Vorlage ist für regelbesteuerte Betriebe gebaut, und Sie verbringen mehr Zeit mit Umbauen als mit Schreiben. Dann ist der Block oben der schnellere Start.

Ein Angebot, das Mitte Dezember rausgeht, landet beim Kunden genau in der Woche, in der Entscheider Urlaub haben und Budgets für das neue Jahr noch nicht freigegeben sind.

Rechenweg für die Frist

Rechnen Sie die Frist nicht in Tagen, sondern gegen den Kalender:

Schreiben Sie das Datum aus („Gültig bis 12.01.2027“) statt „gültig 4 Wochen“. Eine Frist in Wochen zwingt den Kunden zum Nachrechnen, und bei Streit darüber, ab wann sie läuft, haben Sie nichts gewonnen. Wie verbindlich ein Angebot im Vergleich zum Kostenvoranschlag ist, erklärt der Beitrag Angebot vs. Kostenvoranschlag: Der Unterschied.

Wenn sich zum 1. Januar Ihr Steuerstatus ändert

Im Januar schauen viele Kleinunternehmer auf den Vorjahresumsatz, denn davon hängt ab, ob die Regelung im neuen Jahr weiter gilt. Seit 2025 sind Ihre Umsätze nach § 19 Abs. 1 UStG nur steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreitet. Die 100.000-€-Grenze wirkt also schon im laufenden Jahr: Wer sie überschreitet, verliert die Befreiung noch im selben Jahr, nicht erst zum nächsten 1. Januar. Wie der Gesamtumsatz zu berechnen ist und ab welchem Umsatz genau die Regelbesteuerung greift, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Kritisch sind Angebote, die im Dezember als Kleinunternehmer-Angebot rausgehen, deren Leistung aber erst im neuen Jahr erbracht wird. Fällt die Regelung zum 1. Januar (oder durch Überschreiten der 100.000-€-Grenze im Lauf des Jahres) weg, steht im Angebot ein Gesamtbetrag ohne Steuer — und die Rechnung müsste plötzlich Umsatzsteuer ausweisen. Wenn Sie diesen Wechsel kommen sehen, lassen Sie vor dem Versand klären, wie Preis und Steuerhinweis formuliert werden sollen, statt im Februar mit dem Kunden über 19 % nachzuverhandeln.

Ein häufiger Fehler ist eine übernommene Vorlage mit „zzgl. MwSt.“ im Fließtext, während die Summenzeile korrekt ohne Steuer ist. Der Kunde liest den Fließtext, rechnet 19 % drauf und lehnt ab, weil der Preis zu hoch wirkt.

Zweitens: Kein Datum bei der Gültigkeit. Ein Kunde, der im März auf ein Dezember-Angebot zusagt, erwartet den alten Preis.

Drittens: Positionen wie „Pauschal 1.200 €“ ohne Aufschlüsselung. Fragt der Kunde nach, ob es ohne Einweisung günstiger geht, haben Sie keine Grundlage. Drei Positionen statt einer kosten zwei Minuten und machen Nachverhandlungen planbar.

Viertens: Angebot und Rechnung entstehen in zwei getrennten Dateien, und beim Abtippen wird aus 75 € Stundensatz 57 €. Wer Angebote regelmäßig in Rechnungen überführt, sollte prüfen, ob eine Lösung die Positionen direkt übernimmt.

Darf ich als Kleinunternehmer „Preise zzgl. MwSt.“ ins Angebot schreiben?

Nein, sinnvoll ist das nicht: Sie berechnen keine Umsatzsteuer, also gibt es nichts hinzuzurechnen. Wer auf einer Rechnung Umsatzsteuer gesondert ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag nach § 14c Abs. 2 UStG trotzdem — deshalb gehört der Satz auch nicht ins Angebot, aus dem später die Rechnung entsteht.

Brauche ich im Angebot meine Steuernummer?

Für Angebote schreibt das UStG keine Angaben vor. Auf der Rechnung dagegen ist nach § 34a UStDV die Steuernummer, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer anzugeben. Viele Kleinunternehmer nehmen die Steuernummer deshalb schon in den Fußbereich des Angebots, weil derselbe Briefkopf später für die Rechnung dient.

Ist eine Angebotsvorlage für Kleinunternehmer in Excel besser als in Word?

Excel rechnet zuverlässiger, Word schreibt angenehmer. Bei mehr als fünf Positionen oder Stundensätzen nehmen Sie Excel; bei Angeboten mit viel Beschreibungstext Word.