E-Rechnung Pflicht: Diese Fristen gelten 2026, 2027 und 2028
E-Rechnungen empfangen ist seit 2025 Pflicht für alle Unternehmen. Der nächste Stichtag ist der 1. Januar 2027: Dann wird das Versenden für große Unternehmen Pflicht — ab 2028 für die übrigen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben vom Ausstellen ausgenommen. Hier erfährst du, was du als Dienstleister oder Freelancer jetzt wirklich vorbereiten musst.
Aktualisiert: 3. Juli 2026
Wichtig: Das gilt jetzt schon!
Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das betrifft alle Unternehmen – auch Kleinunternehmer und Freiberufler.
Was ist eine E-Rechnung (und was nicht)?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei per E-Mail. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt werden:
| Format | Beschreibung | E-Rechnung? |
|---|---|---|
| XRechnung | Reines XML-Format, Standard für Behörden | ✅ Ja |
| ZUGFeRD | PDF + eingebettete XML-Daten | ✅ Ja |
| PDF per E-Mail | Normales PDF-Dokument | ❌ Nein |
| Scan / Foto | Bild einer Papierrechnung | ❌ Nein |
Die Fristen im Überblick
Die E-Rechnungspflicht wird stufenweise eingeführt:
Empfangspflicht für alle
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Der Versand als PDF bleibt vorerst erlaubt.
Versandpflicht für große Unternehmen
Unternehmen mit über 800.000 € Jahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden. Für kleinere Unternehmen gilt noch die Übergangsfrist.
Versandpflicht für alle übrigen Unternehmen
Ab dem 1. Januar 2028 endet die Übergangsfrist: B2B-Rechnungen müssen dann grundsätzlich als E-Rechnung raus. Ausgenommen bleiben Kleinunternehmer nach § 19 UStG – sie dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen.
Was musst du jetzt tun?
✅ Deine To-Do-Liste
Gilt das auch für Kleinunternehmer?
Nur zum Teil – und das wird oft falsch dargestellt. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt für dich:
- Empfangen: ja. Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen entgegennehmen können. Dafür genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach.
- Ausstellen: nein. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zum Ausstellen elektronischer Rechnungen ausgenommen und dürfen weiterhin sonstige Rechnungen verwenden.
Praktisch relevant wird das Thema für dich trotzdem – nämlich in dem Moment, in dem ein Firmen- oder Behördenkunde konkret eine XRechnung verlangt oder deine PDF-Rechnung zurückweist. Dann brauchst du ein Werkzeug, das ein technisch valides XML erzeugt.
Das ist eine allgemeine Einordnung, keine Steuerberatung. Verbindlich ist die Auskunft deines Steuerberaters oder des zuständigen Finanzamts.
XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches Format?
Für die meisten Selbstständigen ist ZUGFeRD die bessere Wahl:
- ZUGFeRD: PDF mit eingebetteten XML-Daten. Dein Kunde sieht ein normales PDF, die Daten sind maschinenlesbar eingebettet. Ideal für B2B.
- XRechnung: Reines XML, kein PDF. Wird vor allem für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber benötigt.
Tipp
MeinGewerbe erzeugt XRechnung nach EN 16931 — als reines XML oder als PDF mit eingebetteter XRechnung. Der kostenlose Starter-Plan enthält 3 E-Rechnungen pro Monat, ab Pro (29 €) sind es unbegrenzt viele. Die erzeugte XRechnung besteht die offizielle KoSIT-Validierung, auch als Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
Häufige Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Empfangspflicht seit 01.01.2025 für alle — dafür genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Versandpflicht ab 2027 für Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für die übrigen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen ausgenommen.
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden. Ein normales PDF erfüllt die Anforderungen nicht.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnungen empfangen kann?
Aktuell gibt es noch keine direkten Bußgelder. Aber du kannst den Vorsteuerabzug verlieren, wenn du Rechnungen nicht korrekt empfängst und archivierst.
Bereit für die E-Rechnungspflicht
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